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報告者と調査者
建築基準法12条によって定められる法定調査は、特定建築物調査・建築設備検査・防火設備検査・昇降機等検査のどれも、報告書の冒頭で報告者(所有者または管理者)と調査者の名前が必要になります。それらが法人名義である場合は、法人名と担当者名・役職(多くの場合は法人代表者名)を記入します。
報告書には、報告者である所有者（または管理者）と調査者の押印が必要でしたが、行政の規制改革による令和3年施行の国土交通省令改定で、押印が不要となります。
定期報告の報告者
定期報告の報告義務者は、建築物の所有者または管理者であると定められています。
所有者
文字通り建築物の所有者を記入します。企業が所有する資産の場合、企業名と企業の代表者を記入するケースが多く見られます。
管理者
法的に明確な根拠はありませんが、建築物の維持管理、長期修繕計画を含めて、建築物全体を管理しているものを管理者と呼ぶケースが多く見られます。例としては建築物全体を一括で管理しているビル管理会社とその代表者があげられます。また共同住宅ですと、管理組合と管理組合の理事長などが管理者に該当する場合もあります。
単に清掃や設備管理のサービスを委託してるだけですと、それは管理者にあたらないという見解をもつ行政もあります。
定期報告の調査者もしくは検査者
定期報告の調査者もしくは検査者は、特定建築物調査・建築設備検査・防火設備検査・昇降機等検査それぞれの検査資格を有し、実際に調査・検査を行った者の氏名・所属等を記入します。